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HIMNO A LA SECRETARIA

REGLAS DE ORO DE LAS SECRETARIAS

LAS 25 REGLAS DE ORO DE UNA SECRETARIA

A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o la profesión Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.

A pesar de los avances tecnológicos, los valores son mismos desde el nacimiento del oficio o la profesión.

Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.

La secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de las empresas o las entidades. Es más, ellas son las más conocedoras de la vida personal del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo.

A pesar de que esta profesión ha evolucionado acorde con las circunstancias del mercado y el desarrollo tecnológico, los valores y los principios de una buena secretaria siguen siendo los mismos desde el nacimiento del oficio.

En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha convertido, cada vez más, en una auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.

Qué valores se exigen a las secretarias para ejercer correctamente su carrera profesional?.

Las siguientes son las 25 reglas de oro de la secretaria:.

1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes.

2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.

3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.

4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.

5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta de su despacho y él encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar toda su furia. Asúmalo y mantenga la calma.

6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.

7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.

8- Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se adaptará en ese mismo sentido.

9- Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.

10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.

11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.

12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.

13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).

14- Evitar la telefonitis. Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.

15- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación. Aunque cada vez son más las empresas que tienen sus propios departamentos de relaciones públicas, aún hay algunas que delegan estas funciones en su presidente o en su director general. En este caso, será usted quien desempeñe las mayor a de esas funciones.

16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.

17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.

18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.

19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.

20- Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más "maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras lenguas.

21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.

22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades, siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.

23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto manejo del teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas: si llama por la mañana es más fácil encontrar a la gente; quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar los datos llegados por teléfono, etc.

24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus gustos y prioridades.

25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de todos los éxitos y se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás no hubiera sido posible.

REGLAS DE UNA SECRETARIA

REGLAS DE LA SECRETARIA

La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina pública con la que se establece un contacto. Las cualidades que convienen a una secretaria son el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la laboriosidad.

Eficacia y cortesía de la secretaria.- Debe establecer lo más claramente posible con su jefe los límites claros de su autonomía y de sus responsabilidades. Sabrá decir que no con amabilidad y firmeza. Conocerá perfectamente el protocolo de las llamadas telefónicas y sabrá escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su jefe rigurosamente, advirtiéndole con la suficiente antelación de los compromisos pendientes.

La secretaria y el café.- Si hay una visita esperando, debe ser la secretaria quien se ocupe de ofrecerle café, revistas, etcétera. El café jamás se llevará servido, sino que se servirá directamente de la cafetera. Deberá usar un juego de café de buena porcelana, con su cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser humillante servirle un café a su jefe.

La secretaria y la imagen del despacho.- Una secretaria se debe ocupar de que las plantas o flores que adornen el despacho estén siempre bien cuidadas. También de que los ceniceros estén convenientemente vacíos y limpios.

No se debe comer un sandwich en la oficina, ya que se corre el riesgo de que ésta huela a comida. Tampoco, desde luego, deberá mascar chicle

DEPARTAMENTO DE SECRETARIA DEL ITS RIOBAMBA

VESTIMENTA PROFESIONAL

Vestimenta profesional

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

- Ropas de brillo.
- Sandalias demasiados altos.
- Faldas cortas y muy ajustadas.
- Ropas transparentes.
- Escotes.
- Zapatos dorados o plateados.
- Maquillaje recargado.
- Accesorios grandes y muy llamativos.

El éxito del buen vestir dependerá de los siguientes factores:

- Código de vestimenta corporativa.
- Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda.
- Telas lavables, suaves y sin arrugas.
- Combinación de zapatos y carteras.
- Colores básicos.
- Coordinación de accesorios.

La combinación y coordinación de los elementos de la vestimenta es un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y compromiso con el cliente.

LA SECRETARIA

SECRETARIAS GERENCIALES

La labor que cumple la Secretaría de las Naciones Unidas es tan variada como los problemas de que se ocupa la Organización.

·         Administración de operaciones de mantenimiento de la paz

·         Mediación en controversias internacionales.

·         Los funcionarios de la Secretaría examinan las tendencia y los problemas económicos y sociales.

·         Preparan estudios sobre materias tales como los derechos humanos y el desarrollo sostenible.

·         Organizan conferencias internacionales sobre cuestiones de interés mundial.

·         Observan el grado de aplicación de las decisiones de los órganos de las Naciones Unidas.

·         Interpretan discursos y traducen documentos a los idiomas oficiales de la Organización

·         Conducen programas de información para familiarizar a los medios de comunicación mundial con la labor de las Naciones Unidas.